APLIKASI DIGITALISASI DOKUMEN - INSPIRASI SOFTWARE

 

APLIKASI DMS

(DIGITAL MANAGEMENT SYSTEM)

 

DMS adalah aplikasi pengelolaan data arsip digital yang didalamnya ada proses scan arsip fisik, index data dari arsip fisik, pencarian data arsip digital & proses compile/burning CD arsip digital. Selain itu aplikasi DMS dilengkapi dengan fitur print arsip digital, backup & restore database & akses data client server. Untuk penjelasan lebih detail silahkan anda ikuti penjelasan dibawah ini.

 

  1. Login aplikasi, yaitu proses akses user dalam menggunakan aplikasi DMS, ID password akan menentukan akses penggunaan fitur Add, Edit, Delete, Print document & Report

 

 

  1. Menu Utama, sebuah main menu yang pada system DMS (Digital Management System) yang didalamnya terdapat fitur untuk mengelola data arsip digital, berikut adalah penjelasannya.

 

 

1.       File Information, yaitu informasi total dokumen & total page keseluruhan

2.       Menu tools, yaitu fitur menu yang disediakan aplikasi DMS, berikut breakdown dari menu tools :

A.      File

A.      New Index : Index/input data manual (Scan/upload index Finish) fitur ini dilengkapi dengan system scan arsip, upload file, input new, edit, delete & print document.

B.      Multi Upload : fitur ini disediakan oleh system index/input data multi file, artinya jika anda punya banyak file yang sudah discan maka system ini akan memanggil file satu persatu untuk anda index.

C.      Tipe Dokumen : master tipe dokumen untuk membuat field data yang ingin anda index, misalnya jika memiliki arsip akta kelahiran maka anda bias membuat field/kolom seperti nomor akta, nama, tanggal lahir dan sebagainya.

B.      Master, fitur ini adalah untuk mengelola data user yang menggunakan aplikasi DMS, fitur ini dilengkapi dengan password user & hak aksesnya.

C.      Report, fitur untuk menampilkan daftar arsip yang ada di aplikasi DMS & bisa disortir output reportnya, output report akan diexport ke excel.

D.      Utility, fitur untuk backup & restore database & file arsip, serta untuk menentukan posisi file arsip yang sudah discan.

 

3.       Tree Cabinet, fitur ini adalah file cabinet dari arsip yang anda simpan, gambarannya sama seperti rak cabinet fisik arsip disimpan.

4.       Header Arsip, yaitu judul dari arsip digital setelah anda buka tree cabinet

5.       Detail Arsip, detail index dari header arsip yang anda pilih

6.       Digital Arsip, file arsip yang sudah anda scan/upload yang anda pilih dari header arsip

7.       Search Arsip, proses pencarian keyword index

 

  1. Lokasi simpan, fitur untuk menentukan posisi/directory/patch file arsip yang sudah anda scan, artinya setiap anda melakukan scan maka hasil scan/file digital akan terimpan di directory file patch yang anda tentukan.

 

 

  1. Tipe Dokumen, master tipe dokumen untuk membuat field data yang ingin anda index, misalnya jika memiliki arsip akta kelahiran maka anda bisa membuat field/kolom seperti nomor akta, nama, tanggal lahir dan sebagainya. Tipe dokumen yang anda setting akan menjadi data index pada saat anda melakukan index/input data.

 

 

  1. Tree Cabinet, fitur ini adalah file cabinet dari arsip yang anda simpan, gambarannya sama seperti rak cabinet fisik arsip disimpan. Fitur ini menyediakan system add new cabinet, rename & delete cabinet.

 

 

  1. New Index, input data & scan dengan system satu persatu artinya satu kali scan satu kali index. Fitur ini dilengkapi oleh system scan arsip fisik & upload file jika anda sudah pernah scan tapi belum anda index.

 

  1. Multi upload, fitur ini disediakan oleh system index/input data multi file, artinya jika anda punya banyak file yang sudah discan maka system ini akan memanggil file satu persatu untuk anda index. Sehingga memudahkan anda dalam melakukan index data dalam jumlah yang banyak

 

 

A.      Directory upload, menampilkan directory file yang anda simpan, artinya anda setting file arsip yang sudah anda scan ke dalam folder sesuai dengan kondisi cabinet aslinya.

B.      Baris arsip, kumpulan arsip yang di dalam folder terakhir

C.      File arsip yang belum anda index

D.      Index data, fasilitas untuk input/index data berdasarkan file arsip yang tampil di nomor 3.

 

  1. Report/ DPA, laporan daftar arsip yang ada di aplikasi DMS, fitu ini dilengkapi dengan system sortir data berdasarkan cabinet yang ingin anda tampilkan report nya.

 

  1. Burning CD, fitur ini merupakan copy data arsip berdasarkan cabinet yang ingin anda burning. Hasilnya adalah sebuah aplikasi autorun yang dapat anda jalankan dikomputer client dengan system stand alone tanpa akses ke server.

 

Burning Selection

 

Proses Burning

 

Hasil dari burning cd

 

Isi dari file yang sudah diburning/ aplikasi autorun stand alone

 

Jika anda run DMS Viewer maka akan tampil aplikasi viewer sesuai dengan cabinet yang anda burning. Tampilan aplikasi viewer sama dengan aplikasi DMS hanya saja tidak ada fitur untuk add new index, edit & delete. Hanya bisa melihat saja arsip digital yang sudah diindex di aplikasi DMS.